En bref
Ce site ne fait aucun suivi publicitaire et n'utilise aucun outil de statistiques. Les données que vous nous confiez via les formulaires servent uniquement à traiter votre demande, restent au sein du club et ne sont jamais vendues ni transmises à des tiers à des fins commerciales. Pour toute question ou demande — y compris le retrait d'une photo ou d'un nom — un simple email à contact@rfcsart.com suffit.
Responsable du traitement
Royal Football Club Sart (RFC Sart) — ASBL
Rue de l'Ermitage, 48d, 4845 Sart-lez-Spa (Jalhay), Belgique
Email : contact@rfcsart.com
Le studio qui a conçu le site en assure la maintenance technique en qualité de sous-traitant (art. 28 RGPD) : il agit uniquement sur instruction du club et n'utilise jamais les données pour son propre compte.
Quelles données, pour quoi faire
- Formulaire de contact — nom, email, sujet, message. Finalité : répondre à votre demande. Base légale : votre consentement (art. 6.1.a RGPD). Conservation : 12 mois maximum, puis suppression.
- Formulaires de vie du club envoyés par email (réinscription, nouveau joueur, demandes de test, bénévolat, location de la buvette) — identité du joueur, date de naissance, coordonnées des représentants légaux, adresse. Ces formulaires ne sont pas enregistrés dans la base de données du site : ils arrivent dans la boîte email du responsable concerné. Finalité : traiter la demande adressée au club. Base légale : démarches précontractuelles et exécution de l'adhésion (art. 6.1.b RGPD). Durée de conservation : le temps de traiter la demande et la saison concernée, puis suppression au plus tard 12 mois après.L'inscription d'un enfant pour la saison, elle, passe par l'espace famille et suit les règles décrites ci-dessous.
- Inscriptions aux stages et tournois — enregistrées dans la base de données du site, accessibles uniquement aux responsables du club chargés de l'organisation. Conservation : le temps de l'organisation de l'événement, puis suppression automatique de la base de données une fois écoulés 12 mois après la fin du stage ou, pour les tournois, 12 mois après l'inscription.
- Informations médicales (stages) — si vous signalez un problème médical de votre enfant lors d'une inscription à un stage, cette information est traitée sur la base de votre consentement explicite (art. 9.2.a RGPD), n'est accessible qu'à l'encadrement du stage et est effacée automatiquement dans les deux mois qui suivent la fin de celui-ci.
Nous ne collectons que les données strictement nécessaires à chaque demande — jamais plus.
Espace famille, cotisations et attestations
Les familles inscrivent leur enfant pour la saison en ligne, puis suivent leur cotisation depuis un espace personnel. Voici précisément ce que le club enregistre à cette occasion, et pourquoi.
- Inscription de l'enfant — prénom, nom et date de naissance de l'enfant ; prénom, nom, email et téléphone du parent ; taille de vêtement et pointure. Finalité : enregistrer l'affiliation, classer l'enfant dans la bonne catégorie d'âge, et commander les équipements à la bonne taille. Base légale : exécution de l'affiliation demandée par la famille (art. 6.1.b RGPD). Durée de conservation : la saison concernée, puis 24 mois.
- Cotisation et paiement — montant dû, communication à indiquer propre à chaque enfant, code à scanner pour préparer le virement, montant reçu et date du paiement. Finalité : permettre au club de savoir qui a payé quoi, et ne pas réclamer deux fois à la même famille. Base légale : exécution de l'affiliation (art. 6.1.b RGPD) et obligations comptables du club (art. 6.1.c RGPD).
- Attestation pour la mutuelle — l'attestation produite automatiquement une fois la cotisation payée. Elle reprend l'identité de votre enfant, sa catégorie, la saison, le montant payé et la date du paiement.Le club ne vous demande pas le nom de votre mutuelle : il n'en a pas besoin pour établir ce document, et cette information n'est ni demandée ni conservée. Finalité : vous éviter d'avoir à réclamer l'attestation. Base légale : obligation légale du club de justifier les montants qu'il atteste (art. 6.1.c RGPD).
- Accès à votre espace — aucun mot de passe n'est créé ni conservé. Vous recevez par email un lien à usage unique, valable 30 minutes quand vous le demandez vous-même et 72 heures quand le club vous l'envoie ; une fois ouvert, votre espace reste accessible 90 jours sur cet appareil. Le lien n'est jamais conservé en clair. Base légale : exécution de l'affiliation (art. 6.1.b RGPD). Durée de conservation : liens et sessions sont supprimés dès qu'ils sont périmés.
- « Votre enfant continue-t-il la saison prochaine ? » — votre réponse et, si vous en laissez un, le motif indiqué. Finalité : composer les équipes de la saison suivante. Base légale : exécution de l'affiliation (art. 6.1.b RGPD). Durée de conservation : 24 mois après votre réponse. Le motif est facultatif — n'y mettez que ce que vous souhaitez faire savoir au club.
Aucune donnée bancaire de votre part.Le code à scanner contient le numéro de compte du club et le montant à payer. Le site ne demande, n'affiche et n'enregistre jamais votre propre numéro de compte, ni aucune donnée de carte : le paiement se fait dans votre application bancaire, pas sur ce site. Lorsque le club dépose son extrait de compte pour retrouver les virements reçus, votre numéro de compte n'est pas conservé — voir « Retrouver les paiements reçus » ci-dessous.
Qui voit ces informations :le trésorier et les responsables du club chargés des affiliations. Le fichier de commande destiné au fournisseur d'équipements ne contient que des types, des tailles et des quantités — jamais le nom d'un enfant.
Durée de conservation.La fiche de la famille, celle de l'enfant et son inscription sont supprimées automatiquement 24 mois après la fin de la saison concernée. Les éléments liés au paiement (montant, date, attestation) sont conservés plus longtemps : ce sont des pièces comptables que l'ASBL doit pouvoir présenter.
Vous pouvez corriger vous-même vos coordonnées et l'identité de vos enfants depuis votre espace à tout moment, ou écrire à contact@rfcsart.com pour demander l'accès, la rectification ou l'effacement de vos données.
Retrouver les paiements reçus (extrait de compte)
Pour savoir quelle cotisation un virement paie, le club dépose dans son espace de gestion l'extrait de compte que sa banque lui fournit. L'outil reconnaît la communication propre à chaque enfant et propose le rapprochement ; le club valide.
Cette section concerne aussi les personnes qui ne sont pas membres du club.Un extrait de compte porte toutes les entrées d'argent : les cotisations, mais aussi les recettes de la buvette, les versements de sponsors ou un virement privé. Si votre nom figure sur une opération reçue par le club, voici ce qu'il en est.
- Ce qui est enregistré— pour chaque opération reprise : le nom du payeur tel qu'il apparaît sur l'extrait, la communication telle qu'elle a été écrite, le montant, la date de l'opération, et le nom du fichier d'où la ligne provient.
- Ce qui n'est pas conservé — ni le numéro de compte du payeur, ni la référence bancaire de l'opération. Ils sont lus dans le fichier le temps de distinguer deux virements identiques, puis abandonnés : il n'existe aucun endroit, dans la base de données du site, où les inscrire. L'extrait de compte lui-même n'est pas conservé non plus.
- Pourquoi— rattacher un versement à la cotisation qu'il paie, et ne pas réclamer deux fois à la même famille. Base légale : exécution de l'affiliation (art. 6.1.b RGPD) et obligations comptables du club (art. 6.1.c RGPD).
- Qui y a accès— le trésorier et les membres du comité disposant d'un compte de gestion. Ces informations ne sont jamais publiées.
- Durée de conservation — une opération qui ne correspond à aucune cotisation est supprimée automatiquement 30 jours après le dépôt du fichier : le club n'a aucune raison de garder le nom d'un tiers une fois son extrait traité. Une opération rattachée à une cotisation suit le sort de cette dernière, comme pièce comptable.
Données des jeunes joueurs (mineurs)
Comme tout club de football, le RFC Sart accueille de nombreux joueurs mineurs. Le site peut publier leur prénom, leur nom, leur équipe et des photos ou vidéos prises lors de la vie du club (matchs, stages, événements).
Ces publications reposent sur l'autorisation des parents ou représentants légaux(droit à l'image + art. 6.1.a RGPD), recueillie par le club — notamment via les formulaires d'inscription qui comportent des cases d'autorisation distinctes pour la prise de vue et pour la diffusion.
Retrait en un email : les parents peuvent retirer cette autorisation à tout moment, sans justification. Un simple email à contact@rfcsart.com indiquant la photo ou le nom concerné suffit : le contenu est retiré du site dans les meilleurs délais. Le retrait ne change rien à la place de l'enfant au club.
Les droits des joueurs mineurs (accès, rectification, effacement…) sont exercés par leurs parents ou représentants légaux, à la même adresse.
Bénévoles indemnisés
Le club verse à certains bénévoles — entraîneurs, délégués — un défraiement forfaitaire. Ces indemnités sont plafonnées par personne et par an : le club doit pouvoir démontrer que les plafonds sont respectés. Il tient pour cela un registre dans l'espace de gestion du site.
Vous êtes bénévole indemnisé ? Ces informations vous concernent.Vos données ne nous viennent pas de vous : c'est le club qui les encode. Le RGPD (art. 14) impose alors de vous en informer — c'est l'objet de cette section.
- Ce qui est enregistré — prénom, nom, fonction au club, régime d'indemnisation et, si le club en dispose, adresse email ; puis la date, la nature et le montant de chaque prestation défrayée, ainsi que les fiches mensuelles récapitulatives.
- Pourquoi — calculer les indemnités, vérifier le respect des plafonds annuels, produire la fiche mensuelle que vous signez, et tenir le registre que le club doit pouvoir présenter.
- Base légale — obligation légale du club (art. 6.1.c RGPD) : sans ce registre, il ne peut pas justifier les montants versés.
- Qui y a accès — le trésorier et les membres du comité chargés des indemnités. Ces informations ne sont jamais publiées sur le site.
- Durée de conservation — 3 ans dans l'outil de gestion. Le club conserve par ailleurs ses pièces comptables selon les durées qui lui sont applicables.
Vous pouvez demander l'accès à vos données et leur rectification à tout moment, à contact@rfcsart.com. L'effacement, en revanche, ne peut pas être accordé tant que le club doit pouvoir justifier les indemnités versées : c'est la contrepartie d'une obligation légale.
Cookies
Ce site n'utilise aucun cookie de traçage, de statistiques ou de publicité. Aucun cookie n'est déposé lors de votre navigation. Les seuls cookies techniques possibles sont :
- rfc-sart-cookies-ok — mémorise que vous avez lu le bandeau d'information, pour ne plus l'afficher. Déposé uniquement après votre clic, conservé 12 mois.
- rfcsart_famille — cookie de connexion à l'espace famille, déposé uniquement après votre clic sur le lien reçu par email, conservé 90 jours. Il ne contient ni votre nom ni votre adresse, seulement un jeton aléatoire.
- rfcsart_session — cookie de connexion de l'espace d'administration, réservé aux gestionnaires du club. Il n'est jamais déposé lors d'une visite normale du site.
Carte Google Maps (page contact) : la carte ne se charge que si vous cliquez sur « Afficher la carte ». Avant ce clic, aucune requête n'est envoyée à Google. Si vous l'affichez, Google peut déposer ses propres cookies (voir la politique de confidentialité de Google).
Vignettes vidéos : les aperçus des vidéos de la galerie sont servis par notre propre serveur — votre navigateur ne contacte jamais YouTube tant que vous ne cliquez pas sur une vidéo (lien externe ouvert dans un nouvel onglet).
Destinataires et sous-traitants
Vos données sont destinées aux seuls responsables concernés du club (coordination, comité). Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des tiers à des fins commerciales.
Pour fonctionner, le site s'appuie sur :
- Brevo (société française) — envoi des emails de notification et de confirmation, données hébergées dans l'Union européenne — Politique Brevo
- Hébergeur — le site et sa base de données sont hébergés sur une infrastructure située dans l'Union européenne, sans recours à un service tiers de gestion de contenu.
Aucune donnée n'est transférée en dehors de l'Union européenne.
Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi belge du 30 juillet 2018, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment (sans effet sur les traitements déjà effectués).
Pour exercer ces droits : un email à contact@rfcsart.com. Nous répondons dans un délai d'un mois maximum.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be).
Sécurité
Le site est servi exclusivement en HTTPS. L'accès aux données des formulaires est réservé aux responsables du club, protégé par mot de passe. L'espace famille, lui, s'ouvre par un lien à usage unique envoyé à votre adresse email : aucun mot de passe n'est créé, et ni le lien ni la session ne sont conservés en clair dans la base de données. Des sauvegardes régulières sont réalisées au sein de l'Union européenne.
Journal des accès à l'espace de gestion
L'espace de gestion du club tient un journal de ses propres accès. Il porte sur l'activité des gestionnaires du clubdans l'outil, et non sur celle des familles.
- Ce qui est enregistré— l'adresse email du compte, la date et l'heure, et la nature de l'événement : une connexion (réussie ou refusée), l'ouverture d'un écran contenant des données de familles, ou une opération portant sur un paiement ou une attestation. Jamais ce que l'écran contenait: aucun nom d'enfant, aucune coordonnée, aucun montant n'y est recopié.
- Pourquoi — la sécurité : pouvoir constater un accès anormal aux données des membres. Sans ce journal, un doute sur un accès resterait sans réponse le jour où il se pose.
- Base légale— art. 6.1.f : l'intérêt légitime du club à sécuriser les données de ses membres.
- Durée de conservation— 12 mois, puis effacement automatique. Un journal d'accès est lui-même un fichier de données personnelles : le garder au-delà de ce qui sert à constater une anomalie n'apporterait aucune sécurité supplémentaire.
Dernière mise à jour : août 2026. Cette politique peut évoluer — la version publiée sur cette page fait foi.
